KI-Automatisierung für Ihre Abläufe
Wir automatisieren wiederkehrende Büroarbeit so, dass am Ende ein geprüfter Datensatz steht und ein Mensch ihn freigibt.
KI versteht, Code rechnet, der Mensch entscheidet.
- Eingang
- PDF, eingefügte Mail oder GAEB-Datei
- Prüfung
- Summen gegen die Quelle
- Gültig
- erst nach Bestätigung
Was KI-Automatisierung ist
KI-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Büroarbeit, bei der Angaben aus Dokumenten, Mails oder Notizen in Ihre Systeme müssen. Sie ist für Betriebe gedacht, deren Team Rechnungen, Angebote oder Ausschreibungen von Hand abtippt und abgleicht. Am Ende steht ein laufender Ablauf: Die KI liest, fester Code rechnet und prüft, und ein Mitarbeiter bestätigt, bevor etwas gespeichert wird.
Anders als feste Regeln
Eine feste Regel verarbeitet nur, was immer gleich aufgebaut ist. Die KI liest auch Unterlagen, die jedes Mal anders aussehen, und übergibt ihr Ergebnis dann an feste Regeln.
Wobei das hilft
Vier Abläufe aus dem Büroalltag, die wir so schon gebaut haben.
Leistungsverzeichnisse ausfüllen, ohne abzutippen
Das System liest Ausschreibung und Angebot, ordnet die Positionen einander zu und trägt die Preise ins Original-PDF ein. Gerechnet wird mit festem Code. Stimmt die Summe nicht mit dem Angebot überein, entsteht kein Ergebnis, sondern ein Hinweis.
Bei langen Verzeichnissen wählt ein Vorfilter vorab nur die Seiten mit Positionen aus.
- Rechnungseingang
- PDF hochladen, die KI liest Nummer, Betrag, Datum und Fälligkeit aus und schlägt sie vor. Ein Mitarbeiter prüft und legt ab.
- Aufträge aus PDF
- Aus einem Angebot oder Auftragsschreiben schlägt die KI die Kopfdaten vor. Angelegt wird erst nach Bestätigung.
- Auftragstexte einordnen
- Aus freiem Text schlägt die KI Art, Dringlichkeit, Gewerke und Aufwand vor. Die Auswahl kommt aus Ihren Stammdaten.
Gebaut für einen Dachdeckerbetrieb
Alle vier Abläufe sind Teil der Betriebsplattform Molderings. Unsere Rolle dort: Konzeption, Entwicklung und Betrieb.
Vom PDF zum geprüften Datensatz
So ist die Dokumentenstrecke aufgebaut, die wir für die Betriebsplattform Molderings gebaut haben.
- Von Nohn IT gebaut
- Ihr System
- Externer Dienst
- Direkter Aufruf
- Weg des Dokuments
- Geprüft, freigegeben
- Entwurf, wartet
- Schritt im Ablauf
Der Ablauf in sieben Schritten
- Jemand im Büro lädt ein PDF hoch. Das System nimmt nur zugelassene Dateiarten bis 50 MB an.
- Bei langen Leistungsverzeichnissen wählt ein Vorfilter vorab nur die Seiten mit Positionen aus.
- Das Sprachmodell liest das Dokument und gibt die Angaben in festen Feldern zurück.
- Fester Code rechnet die Beträge mit genauen Dezimalzahlen nach und prüft sie gegen die Summen der Quelle. Das Sprachmodell rechnet nicht.
- Das Ergebnis geht als Vorschlag an den Prüfplatz. Stimmt eine Summe nicht, gibt es kein Ergebnis, sondern einen Hinweis. Unsichere Zuordnungen bleiben sichtbar.
- Ein Mensch prüft, korrigiert bei Bedarf und bestätigt. Erst dann schreibt das System in die Fachanwendung.
- Jede Übernahme steht im Änderungsprotokoll.
Referenz Molderings
Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb am Niederrhein, im Betrieb. Die Fallstudie zeigt das ganze System mit Planung, Aufträgen und Abrechnung.
GAEB-Dateien liest fester Code ohne KI. Originale und fertige PDFs liegen in einer eigenen Ablage, getrennt von der Datenbank.
So gehen wir vor
Vor jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Vorgehen und Pakete
Wie ein Projekt abläuft und was in jedem Paket enthalten ist.
-
KI-Potenzialcheck
Wir sehen uns ein bis drei Abläufe an, etwa den Rechnungseingang, dazu die Dokumente und die Programme, in denen die Angaben landen sollen.
Am Ende liegt vor: Eine schriftliche Entscheidungsgrundlage: geeignete Einsatzfälle in Reihenfolge, nötige Daten und Zugriffe, Risiken und grober Aufwand für einen Piloten.
-
KI-Pilot
Ein Ablauf wird gebaut, mit Prüfregeln und Freigabeschritt. Erst mit Testdaten, dann mit echten Unterlagen, gemessen vorher und nachher.
Am Ende liegt vor: Ein laufender Pilot und eine klare Antwort: weiterbauen, anpassen oder lassen.
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Umsetzung
Wir binden den Ablauf an Ihre Systeme an, legen Rechte fest und liefern in Versionen aus, jede mit automatischen Tests.
Am Ende liegt vor: Individuelle Software oder KI-Anbindung in versionierten Auslieferungen.
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Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreiben und pflegen den Ablauf. Ändern sich Dokumente oder Programme, passen wir Auswertung und Prüfregeln an.
Am Ende liegt vor: Ein System, das gepflegt wird und mit dem Betrieb wächst.
Wann es passt, wann nicht
Das passt
- Der Ablauf kommt jede Woche vor und folgt erkennbaren Regeln.
- Die Angaben stehen in Unterlagen, die jedes Mal etwas anders aussehen.
- Das Ergebnis lässt sich prüfen, etwa gegen eine Summe oder Ihre Stammdaten.
- Jemand in Ihrem Team bestätigt die Vorschläge.
Das passt nicht
- Die Daten kommen schon in einem festen Format. Dann reicht fester Code.
- Der Ablauf kommt selten vor oder ist jedes Mal ein anderer.
- Niemand soll mehr draufschauen. Wir bauen jeden Ablauf mit Bestätigung durch einen Menschen.
Gespräch vereinbaren
Schildern Sie den Ablauf in zwei Sätzen. Sie erhalten eine Einschätzung.
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Fragen zur KI-Automatisierung
Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und klassischer Automatisierung?
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und braucht Eingaben, die immer gleich aufgebaut sind. KI-Automatisierung liest auch Dokumente und Texte, die jedes Mal anders aussehen, etwa Rechnungen verschiedener Lieferanten. Bei uns übergibt die KI ihr Ergebnis an feste Regeln: Beträge rechnet Code, nicht das Sprachmodell.
Welche Abläufe eignen sich für den Anfang?
Abläufe, die oft vorkommen, bei denen Angaben aus Dokumenten abgetippt werden und deren Ergebnis sich prüfen lässt. Typisch sind der Rechnungseingang, Aufträge aus Angeboten und das Ausfüllen von Leistungsverzeichnissen. Im Potenzialcheck sehen wir uns ein bis drei solcher Abläufe an und bringen sie in eine Reihenfolge.
Ersetzt das Mitarbeitende?
So bauen wir es nicht. Die KI nimmt das Abtippen und Abgleichen ab, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Jedes Ergebnis geht als Vorschlag an einen Prüfplatz und wird erst gespeichert, wenn ein Mensch es bestätigt.
Wie wird kontrolliert, was die KI tut?
Fester Code rechnet die Beträge nach und prüft sie gegen die Summen der Quelle. Stimmt eine Summe nicht, gibt es kein Ergebnis, sondern einen Hinweis. Unsichere Zuordnungen bleiben sichtbar, und jede Übernahme steht im Änderungsprotokoll.
Funktioniert das mit unserer vorhandenen Software?
Das hängt von Ihren Programmen ab. Hat ein Programm eine passende Schnittstelle, schreibt der Ablauf sein Ergebnis dorthin. Ob das bei Ihnen geht, klären wir im Potenzialcheck. Fehlt ein passendes System, entwickeln wir es.
Was kostet eine erste Automatisierung?
Das hängt vom Ablauf, von den Dokumenten und von den beteiligten Programmen ab. Deshalb beginnt die Zusammenarbeit mit einem Potenzialcheck. An dessen Ende steht eine schriftliche Einschätzung mit dem groben Aufwand für einen Piloten, auf deren Grundlage Sie entscheiden. Dazu kommen laufende Kosten für die Nutzung des Sprachmodells.
Wohin gehen unsere Dokumente?
Das legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Zur Auswertung geht das Dokument an ein Sprachmodell, bei langen Leistungsverzeichnissen nur die nötigen Seiten. Auf Wunsch nutzen wir ein Modell mit Verarbeitung in der EU oder ein lokal betriebenes Modell. In der Plattform Molderings arbeitet ein Anbieter aus den USA, und jede Oberfläche, die Inhalte an die KI schickt, weist darauf hin.